ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE PAGO DE APORTES A TERCEROS.
La cuenta de cobro es útil en la medida en que esta contiene los datos del beneficiario del pago, datos que son necesarios para elaborar la nota de contabilidad o el documento equivalente, pero en todo caso, esos datos deberán ser tomados del Registro único tributario (Rut) documento que identifica plenamente al beneficiario del pago, el cual debe ser exigido a toda persona que se le realice un pago, por tanto, la cuenta de cobro en el fondo carece de utilidad, puesto que en todo caso se debe exigir el Rut y este será suficiente para elaborar las notas de contabilidad o documentos equivalentes.
En conclusión, la cuenta de cobro, si no es a la vez un documento equivalente, no cumple otro papel que dejar constancia del valor adeudado a un tercero [pero que no constituye título valor ni soporte de la deuda o pago], por el cual se deberá elaborar el respectivo recibo de pago, la nota de contabilidad o el documento equivalente. La cuenta de cobro que por sí misma no es un documento equivalente por no tener los requisitos para ello, sirve como referencia para elaborarlo.
Según la ley, los aportes parafiscales, parte de la seguridad social y las prestaciones sociales son pagados por la empresa.
Cuando en una empresa se hace el presupuesto para pagar un empleado, incluye dentro de ese presupuesto el costo total en que debe incurrir por ese empleado, como es el salario básico, los recargos y demás pagos que debe sumar a ese salario, así como considera dentro de su presupuesto los aportes parafiscales, la seguridad social y las prestaciones sociales.
Hecho el presupuesto, se ajusta el salario del trabajador de forma tal que el costo total de ese salario no exceda lo presupuestado. Así por ejemplo, si el presupuesto total determinado por el empresario es de $1.000.000 mensuales por cada trabajador, no le pagará un sueldo de $1.000.000 mensual, sino que le pagará lo necesario para que el salario, junto con los aportes parafiscales, la seguridad social y las prestaciones sociales se ajuste a lo previamente presupuestado.
La seguridad social, los aportes parafiscales y las prestaciones sociales, aproximadamente corresponden al 50% del salario del trabajador, si el presupuesto para contratar el empleado es de $1.000.000 al mes, el salario será igual a 1.000.000/1.5, de manera tal que el sueldo que pagará el empresario será de $660.000 aproximadamente.
Es una herramienta que permite la generación inmediata de liquidaciones de haberes individuales en forma manual por parte de los liquidadores, tanto positiva como negativa.
OBJETIVO.
Generar liquidaciones individuales de forma inmediata, en cualquier momento. Pudiendo seguir del procedimiento administrativo involucrado.
CARACTERISTICAS GENERALES.
Cuando la liquidación se hace efectiva, se genera la información pertinente para las certificaciones de servicios. Así como también aquella correspondiente al sistema pagos que maneja la Tesorería General de la provincia, por medio del cual se realizan la derivación a distintos entes externos por medio de transferencias bancarias.
FUNCIONALIDAD.
El departamento de Ajustes y Liquidaciones, dependiente de la Contaduría General, que es quién genera la liquidación, punto de partida del procedimiento.
El sistema brinda la posibilidad de generar un recibo de Sueldos, provisorio (para un expediente) o definitivo (genera imputación).
Si la liquidación es positiva, los conceptos deben ser cargados manualmente. Luego mediante la generación de una planilla se notifica a la habilitación correspondiente, que generará el podido de fondos para la tesorería, quien lo autorizará para el pago.
Si la liquidación en negativa, la información se obtiene directamente del sistema de liquidación de haberes ordinario (SIP400), no pudiendo modificarse, por la misma planilla se notifica a Tesorería, quien al confirmarla genera la deuda para el afiliado.
La habilitación administra deuda de cada afiliado por liquidaciones negativas, y una vez cancelada, realiza la relación de ingresos a la Tesorería.
RESPONSABLES: Las oficinas involucradas son:
• Ajustes y Liquidaciones: Generar liquidaciones.
• Tesorería General: Confirmar Liquidaciones (negativas), Autorizar Pedidos de Fondos (positivas).
• Habilitaciones: Generar Pedidos de Fondos (positivas), administrar deuda de cada afiliado por liquidaciones negativas y efectuar la relación de ingreso.
PILA.
La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, más conocida como PILA, es un formato para hacer el pago de los aportes a pensión, salud, ARP, caja de compensación, SENA e ICBF. PILA le informa lo que debe pagar en su totalidad y especifica los subtotales de cada sistema.
El valor a pagar se determina por la información de las personas que incluya en la planilla. Allí se señala el ingreso de sus empleados y quedarán registradas las características de cada cotizante.
La gran ventaja de este sistema integral de pagos es que simplifica el proceso de liquidación de aportes y además permite tener información del empleado en cada uno de los subsistemas.
El sistema anterior con pagos individuales a cada entidad era engorroso y no daba la posibilidad de hacerlo de forma electrónica. La PILA, no sólo hizo que el pago se volviera mucho más sencillo sino que ahora es más seguro.
¿Cómo se diligencia el formato pila?
Hacer el pago de aportes a través de esta planilla es bastante simple siguiendo estos cinco pasos.
1 Inscriba su empresa (o inscríbase usted, si es trabajador independiente) en uno de los 21 operadores de información autorizados para brindarle el servicio. Los operadores son entidades autorizadas para gestionar el trámite de la planilla y acompañarle durante el proceso.
2 Diligencie la planilla. Primero debe registrar todos sus datos (esto solo será necesario la primera vez) y luego consignará la información de sus empleados.
Tenga en cuenta que hay dos modalidades para diligenciar la planilla. La primera es de forma electrónica y se hace a través de la página web de los operadores. Allí está el paso a paso para llevar a cabo el pago. Recuerde que para esto su cuenta bancaria debe tener habilitada la posibilidad de hacer estas transacciones.
La segunda modalidad es la forma asistida vía telefónica (sólo se aplica para empresas de 30 o menos trabajadores o para independientes). En este caso, un asesor de los operadores de información diligenciará por usted la planilla y le dará un código o pin y podrá dirigirse a uno de los bancos para hacer el pago correspondiente.
En cualquiera de las dos modalidades sólo es necesario llenar la planilla una vez, ya que cada mes el sistema genera automáticamente el formato con los aportes que usted debe hacer y a qué entidades.
3 Una vez hecho el registro, el sistema hace el cálculo y usted sólo debe verificar y confirmar. Los aportes son:
En el caso de los trabajadores independientes, éstos sólo hacen aportes a fondos de pensión y salud, porque la vinculación a ARP es voluntaria, al igual que a caja de compensación.
4 Luego de rectificar que todos los aportes sean correctos, autorice el pago. Si es de forma electrónica el sistema debita de su cuenta el pago de los aportes y consigna el valor correspondiente a cada entidad. En caso de hacer el aporte de forma asistida, el asesor le dará el código para realizar el pago en uno de los bancos autorizados.
5 Después de autorizar el pago, las entidades que reciben los recursos le envían una certificación que respalda sus aportes. Al siguiente mes sólo necesitará autorizar el pago para que se haga de forma automática. No solo autorizar el pago, debe verificar la información y si tiene novedades incluirlas.
En caso de mora, la planilla hace la liquidación de aportes con los intereses incluidos. Recuerde: el pago sólo se puede hacer en los siguientes cinco días después de que se ha activado la planilla.
El nuevo sistema es una optimización para la liquidación de aportes. Usarlo le facilitará a usted y a su empresa el pago de la protección social de sus empleados. Aproveche las herramientas tecnológicas que, como la PILA, le ayudan a optimizar su actividad empresarial
Formato pila.
