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Archivo: se define como el conjunto de documentos,
independiente de su fecha, soporte material, o naturalidad. Institución que está al servicio de la gestión
administrativa, de la información y de la cultura.
Los archivos se clasifican en:
o
Archivo público: Son los conjuntos de documentos pertenecientes a
entidades oficiales.
o
Archivo privado de interés público: Es aquel conjunto de documentos que por
su valor histórico, informativo o
cultural, tiene un interés público
o
Archivo total: Este refiere al ciclo vital de los documentos.o
Documento de archivo: información recibida o producida por una entidad bien
sea pública o privada, en base a sus funciones y actividades.
Las normas para el almacenamiento de copias de seguridad son las
siguientes:
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Elegir el medio
de almacenamiento: para archivos que no ocupen demasiado espacio cono las
diapositivas, textos, o documentos PDF se puede emplear, USB’S o CD’S. Si la
información que se quiere guardar es te mayor cantidad, como las que manejan
las empresas se puede utilizar programas especiales.
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Tiempos de
respaldos: Es un tiempo que se establece para resguardar la información.
ü Selección y división de la información: se divide la información de
mayor importancia, con la que no es de mucha utilidad.
ü Control de los medios de almacenamiento: Se lleva un control de
etiquetas (fechas y tipos de información respaldada), el cual debe tener un uso
moderado.
La metodología para el manejo de copias de seguridad
es el siguiente:
ü Clasificación:
Se define como la separación de los documentos de acuerdo a sus criterios.
ü Orden:
Operación archivista, que consiste en ordenar los archivos ya sea en orden
cronológico, alfabéticos o numéricos.
ü Descripción:
Elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento.
ü Copias
de seguridad mensual: Generación una vez al mes, una copia de seguridad, de los
archivo; los cuales son conservados hasta que se realice la próxima copia de
seguridad.
ü Copias
de seguridad anual: Estas copias se realizan por medio de Sofware aplicativo
que posee la organización.
Se deben generar por lo menos dos copias de seguridad
en un medio de almacenamiento digital externo, el cual debe estar debidamente
organizado e identificado.
ü Backup:
Es una opción que nos brinda copias de seguridad de archivos por medio de la
opción, comando o explorara archivos.
ü Ciclo de
documentos:
o
Gestión inicial (1 año)
o
Control (5años)
o
Histórico (10 años)
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